POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

OBJETIVO: La presente política contiene las directrices necesarias para garantizar la protección del derecho fundamental de protección de datos personales de acuerdo con los lineamientos definidos por la Constitución política, ley 1581 de 17 de octubre de 2012 y normas reglamentarias.

ALCANCE: Esta política contiene los principios, conceptos, derechos, canales, compromisos de la Organización y en general los elementos necesarios para el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares. La presente política debe ser aplicados por todos los colaboradores y terceros involucrados en el tratamiento de datos personales, aliados comerciales, proveedores y contratistas que en desarrollo de sus actividades tengan acceso a datos personales de titulares.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

EMWE S.A.S con NIT 901.353.745-1, ubicada en la ciudad de Medellín (Antioquia) – Colombia, Dirección: Carrera 27 # 37B sur – 21 interior 1108, correo electrónico info@emwe.co

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

El tratamiento que realizará EMWE con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por EMWE deberán someterse a las finalidades que se señalan a continuación o a las señaladas de forma específica en las respectivas autorizaciones. Así mismo los encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de ley, contrato o convenio, mantendrán el tratamiento dentro de los siguientes usos y finalidades según el respectivo grupo de interés:

EN LA RELACIÓN CON LOS USUARIOS:
EMWE es una empresa que se dedicada a prestar servicios que permitan evaluar, parametrizar y medir las condiciones de salud y bienestar de los usuarios de una organización, con el fin de la implementación de planes de mejoramiento de dichas condiciones. La información que recolecta EMWE a través de los canales electrónicos (plataforma, página web, aplicaciones y dispositivos) tiene como fines el desarrollo de su objeto social, la prestación de sus servicios y en general, en el desarrollo de su actividad, la cual, es utilizada principalmente para:
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: En caso de tratamiento de Datos Personales sensibles, EMWE dará cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. Son datos personales sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y datos biométricos. Los datos sensibles tratados por EMWE de los usuarios, son datos relativos a la salud, hábitos de salud y de vida y datos biométricos que se recolectarán y serán utilizados para las siguientes finalidades: Es voluntario por parte de los titulares responder preguntas sobre datos sensibles (carácter facultativo).
Los servicios prestados por EMWE no son considerados servicios médicos, los resultados obtenidos de las mediciones son considerados valoraciones con la finalidad de promover hábitos y estilos de vida saludable, en ningún caso corresponden a diagnósticos médicos o terapéuticos.

EN LA RELACIÓN CON LOS EMPLEADOS: EMWE recolectará, almacenará y tratará la información personal necesaria para el registro y vinculación de la persona en virtud del contrato laboral. Una vez recolectados los datos personales serán almacenados en una carpeta física y automatizada identificada con el nombre de cada uno de ellos, estas carpetas sólo serán accedidas y tratadas por el personal designado para tal efecto, con la finalidad de administrar la relación contractual entre EMWE y el empleado. Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles de los empleados que se recolecten durante la relación laboral se dará cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 y normas reglamentarias, en especial los datos relativos a la salud los cuales tienen como finalidad administrar la relación contractual y el cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad social. Una vez finalizada la relación contractual, EMWE almacenará los datos personales que conforman la carpeta del empleado en un archivo físico y automatizado con las medidas de seguridad necesarias para proteger esta información. La conservación de los datos personales una vez finalizada la relación laboral tiene como finalidades, dar cumplimiento a la ley colombiana y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas, emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con EMWE y fines estadísticos o históricos.

EN LA RELACIÓN CON PROVEEDORES/CONTRATISTAS. EMWE recolectará de sus proveedores/contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores/contratistas serán para: 1. Evaluar su perfil, competencia e idoneidad para prestar los servicios relacionados con el objeto social. 2. El envío de invitaciones a contratar. 2. Realizar todas las actividades y gestiones en etapas precontractual, contractual y poscontractual que EMWE requiera para el desarrollo de su objeto social o funcionamiento administrativo. 3. Se recolectará la información relacionada a la calidad tributaria de los proveedores, a fin de identificar las retenciones y descuentos aplicables. La Información de los proveedores/contratistas se conservará únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

EN LA RELACIÓN CON LOS CLIENTES/ALIADOS: EMWE recolectará los datos de contacto de las personas vinculadas con los CLIENTES/ALIADOS en caso de personas jurídicas o los datos personales directamente del CLIENTE/ALIADO en caso de ser persona natural, con las finalidades de dar cumplimiento a las diferentes etapas contractuales, remitir información de nuevos productos y servicios, adelantar actividades comerciales y de mercadeo, fidelización del cliente, ofertas, promociones, descuentos, entre otras y en general para actividades directamente relacionadas con el desarrollo del objeto social de EMWE. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por EMWE con el CLIENTE/ALIADO. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales EMWE haya suscrito un contrato siempre y cuando y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual. Prestar los servicios ofrecidos por EMWE y aceptados en el contrato o convenio suscrito. Suministrar la información a terceros con los cuales EMWE tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Los servicios de EMWE, no están dirigidos a niños, niñas y adolescentes, razón por la cual no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente, el derecho a ser escuchados y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: SEGURIDAD, ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA
EMWE cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales de los titulares. EMWE mantendrá almacenada y custodiada la información personal bajo estrictas medidas de seguridad mediante el empleo de herramientas de seguridad de la información y procedimientos de control de acceso y mecanismos criptográficos, entre otros. Todo lo anterior con el objetivo de evitar el acceso no autorizado, por parte de terceros, a los datos personales almacenados. EMWE no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas inescrupulosas y no autorizadas, ni por la indebida utilización de la información obtenida por esos medios. Si requiere información adicional sobre estos temas, puede escribir al correo electrónico: info@emwe.co

DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: Dirigirse a EMWE, a través de comunicación enviada al correo electrónico info@emwe.co, con el fin de:
  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución o por voluntad siempre que no exista un deber legal o contractual.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes

ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECLAMOS
EMWE ha dispuesto el asistente EMWE como cargo responsable de la atención de las peticiones, consultas y reclamos ante la cual los titulares puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, entre otros.

PROCEDIMIENTOS
Con el fin de que los titulares formulen sus solicitudes de consultas y reclamos, EMWE tiene dispuesto como canal de contacto el correo electrónico info@emwe.co.
A continuación, se describen los procedimientos a través de los cuales se garantiza el ejercicio de los derechos de los titulares, en especial la consulta y reclamo conforme a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

Ejercicio de los derechos de los titulares: Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
    Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

DERECHO DE ACCESO: Este derecho permite al titular o las personas legitimadas para el ejercicio de sus derechos de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.

EMWE garantiza el ejercicio de este derecho previa acreditación de la identidad del titular o la persona legitimada. A continuación, se describe el procedimiento para tal efecto.

CONSULTA: Los Titulares o las personas legitimadas para el ejercicio de sus derechos podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de EMWE enviando su solicitud al correo electrónico: info@emwe.co. El titular del dato y/o interesado deberá acreditar esta condición mediante copia del documento pertinente que podrá suministrar en el mismo correo. En la solicitud deberán incluir los siguientes datos: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DERECHO DE ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
RECLAMO: Este procedimiento tiene por objeto permitir al Titular o las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de presentar un reclamo en el evento en que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o revocatoria de la autorización. Para el ejercicio de estos derechos se deberá tramitar el reclamo bajo las siguientes reglas:

Modo de presentación del reclamo
  1. El reclamo se formulará enviando su solicitud al correo electrónico: info@emwe.co
  2. El titular del dato y/o interesado deberá acreditar esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar en el mismo correo. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
  3. La comunicación debe contener la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  4. Indicar la dirección física y/o electrónica para notificaciones.
EMWE antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del dato personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, EMWE requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. El titular de la información deberá solicitar claramente si la revocación de su autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que EMWE deba dejar de tratar por completo los datos del titular, o si la revocación de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados, como, por ejemplo, para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. En vista de lo anterior, es necesario que el titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a EMWE, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial; en el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el titular. No habrá lugar a la revocatoria de la autorización o supresión de los datos si existe un deber legal o contractual de conservar la información.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos tendrán una vigencia igual al período en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos o la vigencia que por exigencia legal este establecida. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

AVISO DE PRIVACIDAD
En los casos que no se posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, EMWE informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas. El aviso privacidad estará disponible en la página web, aplicaciones y plataforma.

MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA Y CUALQUIER CAMBIO SUSTANCIAL A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL O AL AVISO DE PRIVACIDAD
El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en página web, aplicaciones y plataforma.
EMWE le informará, antes de o a más tardar al momento de implementar cualquier cambio sustancial sobre la Política de Tratamiento de la Información Personal y/o el Aviso de Privacidad, por medio de la página web, aplicaciones y plataforma en el enlace Política de Tratamiento de la Información Personal.

INTEGRACIÓN CON GOOGLE FIT

EMWE, empower wellness establece una conexión directa con el servicio de intercambio de datos de Google Fit con el fin de acceder a “mis datos” y agregar valor a la experiencia de instalación de mejores hábitos, a través de esta información buscamos como aplicación, que el usuario tome cada vez mejores decisiones basado en sus acciones y que bajo esta premisa de comprender los datos actividad física, basados en pasos, emwe pueda recalcular otros como la distancia y la quema de calorías. Así es como buscamos que vayas más allá de una intención y crees una moneda de cambio con nosotros basada siempre en bienestar, es decir, tu sincronizas tus actividades y nosotros las traducimos en avances, reportes, acumulación de puntos o monedas digitales y por supuesto, el acceso a un número importante de beneficios gracias a las alianzas que desarrollamos con marcas saludables e instituciones del ecosistema.

En resumen, nuestra APP tomará los siguientes datos del móvil, banda, anillo o reloj inteligente que tengas sincronizado con Google Fit en tu móvil.