OBJETIVO: La presente política contiene las directrices necesarias para garantizar la protección del derecho fundamental de protección de datos personales de acuerdo con los lineamientos definidos por la Constitución política, ley 1581 de 17 de octubre de 2012 y normas reglamentarias.
ALCANCE: Esta política contiene los principios, conceptos, derechos, canales, compromisos de la Organización y en general los elementos necesarios para el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares. La presente política debe ser aplicados por todos los colaboradores y terceros involucrados en el tratamiento de datos personales, aliados comerciales, proveedores y contratistas que en desarrollo de sus actividades tengan acceso a datos personales de titulares.
EMWE S.A.S con NIT 901.353.745-1, ubicada en la ciudad de Medellín (Antioquia) – Colombia, Dirección: Carrera 27 # 37B sur – 21 interior 1108, correo electrónico info@emwe.co
El tratamiento que realizará EMWE con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por EMWE deberán someterse a las finalidades que se señalan a continuación o a las señaladas de forma específica en las respectivas autorizaciones. Así mismo los encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de ley, contrato o convenio, mantendrán el tratamiento dentro de los siguientes usos y finalidades según el respectivo grupo de interés:
EN LA RELACIÓN CON LOS EMPLEADOS: EMWE recolectará, almacenará y tratará la información personal necesaria para el registro y vinculación de la persona en virtud del contrato laboral. Una vez recolectados los datos personales serán almacenados en una carpeta física y automatizada identificada con el nombre de cada uno de ellos, estas carpetas sólo serán accedidas y tratadas por el personal designado para tal efecto, con la finalidad de administrar la relación contractual entre EMWE y el empleado. Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles de los empleados que se recolecten durante la relación laboral se dará cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 y normas reglamentarias, en especial los datos relativos a la salud los cuales tienen como finalidad administrar la relación contractual y el cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad social. Una vez finalizada la relación contractual, EMWE almacenará los datos personales que conforman la carpeta del empleado en un archivo físico y automatizado con las medidas de seguridad necesarias para proteger esta información. La conservación de los datos personales una vez finalizada la relación laboral tiene como finalidades, dar cumplimiento a la ley colombiana y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas, emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con EMWE y fines estadísticos o históricos.
EN LA RELACIÓN CON PROVEEDORES/CONTRATISTAS. EMWE recolectará de sus proveedores/contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores/contratistas serán para: 1. Evaluar su perfil, competencia e idoneidad para prestar los servicios relacionados con el objeto social. 2. El envío de invitaciones a contratar. 2. Realizar todas las actividades y gestiones en etapas precontractual, contractual y poscontractual que EMWE requiera para el desarrollo de su objeto social o funcionamiento administrativo. 3. Se recolectará la información relacionada a la calidad tributaria de los proveedores, a fin de identificar las retenciones y descuentos aplicables. La Información de los proveedores/contratistas se conservará únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
EN LA RELACIÓN CON LOS CLIENTES/ALIADOS: EMWE recolectará los datos de contacto de las personas vinculadas con los CLIENTES/ALIADOS en caso de personas jurídicas o los datos personales directamente del CLIENTE/ALIADO en caso de ser persona natural, con las finalidades de dar cumplimiento a las diferentes etapas contractuales, remitir información de nuevos productos y servicios, adelantar actividades comerciales y de mercadeo, fidelización del cliente, ofertas, promociones, descuentos, entre otras y en general para actividades directamente relacionadas con el desarrollo del objeto social de EMWE. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por EMWE con el CLIENTE/ALIADO. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales EMWE haya suscrito un contrato siempre y cuando y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual. Prestar los servicios ofrecidos por EMWE y aceptados en el contrato o convenio suscrito. Suministrar la información a terceros con los cuales EMWE tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Los servicios de EMWE, no están dirigidos a niños, niñas y adolescentes, razón por la cual no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente, el derecho a ser escuchados y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: SEGURIDAD, ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA
EMWE cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales de los
titulares. EMWE mantendrá almacenada y custodiada la información personal bajo estrictas medidas de seguridad mediante el empleo
de herramientas de seguridad de la información y procedimientos de control de acceso y mecanismos criptográficos, entre otros.
Todo lo anterior con el objetivo de evitar el acceso no autorizado, por parte de terceros, a los datos personales almacenados.
EMWE no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas
inescrupulosas y no autorizadas, ni por la indebida utilización de la información obtenida por esos medios. Si requiere información
adicional sobre estos temas, puede escribir al correo electrónico: info@emwe.co
ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN
DE DATOS Y RECLAMOS
EMWE ha dispuesto el asistente EMWE como cargo responsable de la atención de las peticiones, consultas y reclamos ante la cual los
titulares puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, entre otros.
PROCEDIMIENTOS
Con el fin de que los titulares formulen sus solicitudes de consultas y reclamos, EMWE tiene dispuesto como canal de contacto el
correo electrónico info@emwe.co.
A continuación, se describen los procedimientos a través de los cuales se garantiza el ejercicio de los derechos de los titulares,
en especial la consulta y reclamo conforme a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
DERECHO DE ACCESO: Este derecho permite al titular o las personas legitimadas para el ejercicio de sus derechos de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.
EMWE garantiza el ejercicio de este derecho previa acreditación de la identidad del titular o la persona legitimada. A continuación, se describe el procedimiento para tal efecto.
DERECHO DE ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
RECLAMO: Este procedimiento tiene por objeto permitir al Titular o las personas legitimadas para el ejercicio de los
derechos de presentar un reclamo en el evento en que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser
objeto de corrección, actualización, supresión, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la ley o revocatoria de la autorización. Para el ejercicio de estos derechos se deberá tramitar el reclamo bajo
las siguientes reglas:
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento,
siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. El titular de la información deberá solicitar claramente si la
revocación de su autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que EMWE deba dejar
de tratar por completo los datos del titular, o si la revocación de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados,
como, por ejemplo, para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del
consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada,
puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. En vista de lo anterior, es necesario que el titular, al momento de
elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a EMWE, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o
parcial; en el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el titular. No habrá lugar a la revocatoria
de la autorización o supresión de los datos si existe un deber legal o contractual de conservar la información.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación.
VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos tendrán una vigencia igual al período en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base
de datos o la vigencia que por exigencia legal este establecida. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista
un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
AVISO DE PRIVACIDAD
En los casos que no se posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, EMWE informará por
medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas. El aviso
privacidad estará disponible en la página web, aplicaciones y plataforma.
MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA Y CUALQUIER CAMBIO SUSTANCIAL A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL O AL
AVISO DE PRIVACIDAD
El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en página web, aplicaciones
y plataforma.
EMWE le informará, antes de o a más tardar al momento de implementar cualquier cambio sustancial sobre la Política de Tratamiento
de la Información Personal y/o el Aviso de Privacidad, por medio de la página web, aplicaciones y plataforma en el enlace Política
de Tratamiento de la Información Personal.